Come descritto più ampiamente nell'Introduzione, il documento bibliografico è costituito da due parti:

• la parte bibliografica (data di emanazione, data e secolo di stampa, titolo, note tipografiche, riferimenti, note del curatore)
• gli indici (magistrature, sottoscrittori, banditori, stampatori, luoghi di stampa, luoghi citati, persone citate, granduchi, cose notevoli, soggetti)

Tutti i documenti sono identificati da un codice formato da tre parti separate dal punto:

• anno di emanazione
• numero progressivo del documento nell'ordinamento cronologico all'interno dell'anno di emanazione
• numero progressivo dell'edizione della legge rappresentata dal documento

Nella pubblicazione in rete dei documenti è stata rispettata la suddetta struttura: in alto la parte bibliografica (le varie informazioni sono pubblicate in stili diversi), in basso, in una tabella, i dati degli indici.
In alcuni documenti, è possibile trovare nei riferimenti un'icona con la miniatura (thumbnail) dell'immagine digitale del frontespizio (o dell'intero foglio se è un foglio volante) del documento originale.

Ciascun documento è, attraverso il suo contenuto, punto di accesso ad altri documenti: infatti da una voce qualsiasi presente nella parte degli indici è possibile recuperare tutti i documenti che contengono, nello stesso indice, la voce su cui si è cliccato - per l'esattezza il click porta alla lista dei risultati.

L'accesso ai documenti bibliografici avviene secondo due modalità: ricerca per campi e ricerca per indici. Per l'esattezza le due modalità sopra citate non conducono direttamente ai documenti ma alla lista dei risultati.

2.1. Ricerca per campi

La banca dati offre la possibilità di effettuare una ricerca che riflette la struttura analitica dell'unità documentaria.

E' possibile effettuare ricerche per:

• codice
• data di emanazione (giorno, mese ed anno)
• anno e secolo di stampa
• parole del titolo, delle note tipografiche, dei riferimenti bibliografici, delle note del curatore
• parole degli indici

La ricerca per campi viene fatta attraverso un maschera in cui sono presenti caselle di testo e menù a tendine. Se viene riempita più di una casella di testo e/o valorizzato più di un menù a tendina, la ricerca viene effettuata componendo in AND le varie richieste.

Per sfruttare al meglio le potenzialità della maschera di ricerca, si prega di far riferimento alle seguenti indicazioni:

• non vengono indicizzate parole di lunghezza uguale o inferiore a tre caratteri (quindi non sono ricercabili)
• non si possono ricercare stringhe contenenti il carattere ' (apice singolo) né il carattere " (doppio apice) o caratteri di punteggiatura; si possono interrogare le parole che contengono il carattere '-'
• l'operatore OR è il default in presenza di più parole (es: gabella sale)
• per ricercare più termini (operatore AND) mettere davanti a ciascun termine il carattere '+' (es: +gabella +sale)
• per escludere una parola (operatore booleano NOT) preporre il '-' davanti alla parola scelta (l'operatore è duale, pertanto l'esclusione di una parola deve essere accompagnata dalla presenza almeno di un'altra; es: +gabella -sale)
• per troncare una parola usare '*' (es: magistrat*)
• per cercare una frase esatta usare i doppi apici (es: "gabella del sale")
• è consentito l'uso delle parentesi

2.2. Ricerca per indici

Dai documenti bibliografici sono stati tratti i seguenti indici (per una descrizione analitica del contenuto e del significato dei singoli indici si veda l'Introduzione):

• Granduchi
• Magistrature
• Sottoscrittori
• Banditori
• Persone citate
• Stampatori
• Luoghi citati
• Cose notevoli
• Soggetti

Gli indici costituiscono un punto di accesso alla Bibliografia. Dalle liste degli indici, attraverso il collegamento rappresentato dall'icona si recuperano i documenti (passando dalla lista dei risultati) attinenti. A partire da un granduca, si recuperano tutti i documenti dei bandi emanati in un certo periodo (quello corrispondente al periodo di quel granduca). A partire da un soggetto, si trovato tutte le leggi che hanno quel soggetto. E così via per gli altri indici.

Le voci di ciascun indice sono pubblicate in ordine alfabetico.
Si riscontrano differenze fra i vari indici, differenze dovute in parte alle dimensioni numeriche in parte ai contenuti.

Per gli indici più consistenti (sottoscrittori, persone citate, luoghi citati e cose notevoli) è prevista la pubblicazione in sottoliste, ciascuna delle quali contiene i termini dell'indice che iniziano per un certo carattere alfabetico. Si passa da una sottolista all'altra attraverso una "bottoniera" posta all'inizio della pagina dell'indice.
Una bottoniera è presente anche nelle pagine degli indici delle magistrature, dei banditori, degli stampatori e dei soggetti. In questo caso non abbiamo paginazione ma la bottoniera contiene semplicemente collegamenti interni alla pagina (unica!) dell'indice.

2.3. Lista dei risultati

In seguito ad una ricerca (per campi o per indici), i documenti trovati non vengono visualizzati in forma completa immediatamente, ma c'è un passaggio intermedio in cui i documenti risultano in una versione "ridotta": vengono visualizzati soltanto i dati dell'emanazione (data e luogo) e l'incipit del titolo o del testo. Nella data di emanazione viene messo in risalto l'anno, l'incipit del titolo viene pubblicato in corsivo.

I documenti trovati vengono visualizzati in ordine cronologico crescente. I risultati sono numerati.

La lista è "paginata", nel senso che i risultati della ricerca vengono dati 20 alla volta, a pagina. In fondo a ciascuna pagina si trova un indice con il collegamento per raggiungere ciscuna pagina in modo diretto senza dover scorrere tutti i risultati in modo sequenziale.

Ogni pagina della lista dei risultati riporta, nella parte superiore, la ricerca a cui si riferisce ed il numero dei documenti trovati.

Per la visualizzazione dei documenti si può utilizzare:

• il collegamento sotto l'icona presente in ogni riga per il documento a cui ci si riferisce in quella riga

• il collegamento sotto l'icona presente all'inzio della pagina per visualizzare tutti i documenti della pagina

I documenti della Bibliografia sono stati immessi utilizzando il software "Stazione di lavoro lessicografico" elaborato da Eugenio Picchi dell’Istituto di Linguistica Computazionale del CNR di Pisa (nella versione MSDos). Il formato dati gestito da questo software è assolutamente proprietario e non utilizzabile per una pubblicazione in rete.

Il materiale bibliografico è stato pertanto migrato verso MySQL. MySQL è un Database management system (DBMS), composto da un client con interfaccia a caratteri e un server, entrambi disponibili sia per sistemi Unix che per Windows (viene distribuito con la licenza GNU GPL).

La migrazione è stata accompagnata da una serie di interventi sui dati:

• codifica della data di emanazione
• estrazione di informazioni: il volume dai riferimenti bibliografici, le grandi voci degli argomenti
• gestione della normalizzazione per gli indici onomastico, stampatori e luoghi citati
• rinumerazione dei documenti in base al volume e alla data di emanazione

Infine, la pubblicazione in rete è stata realizzata con il linguaggio PHP (Hypertext Preprocessor), linguaggio di scripting interpretato, con licenza open source, concepito per la realizzazione di pagine web dinamiche, ma utilizzato anche per sviluppare applicazioni web lato server e per scrivere script a linea di comando o applicazioni standalone con interfaccia grafica.